Gastronomie Kassensysteme

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Nicht nur der Umsatz, sondern auch der aus dem Wareneinsatz erwirtschaftete Gewinn ist heute für jeden Unternehmer entscheidend dafür, ob sein Geschäft auch rentabel arbeitet. Moderne Kassensysteme können wichtige Hilfestellung dabei leisten, diese Vorgänge zu speichern und zu überwachen. Denn nichts ist ärgerlicher, als gute Umsätze zu haben, aber durch den so genannten Schwund bei der Ware dann doch schlechte Gewinne zu erzielen. Da Schwund, beispielsweise durch Personaldiebstähle, auch nur schwer dem Finanzamt gegenüber nachzuweisen ist, machen die zu niedrigen Rohgewinnaufschläge dem Unternehmer nicht nur durch geringeren Gewinn schwer zu schaffen. Ein Kassensystem kann, wenn es effizient genutzt wird, den Wareneinsatz endlich für den Unternehmer transparent machen. Das geht natürlich nicht, wenn man nur die Umsätze darin verbucht und das Geld in der Schublade lagert. Erst die Anbindung an ein Warenwirtschaftssystem macht den Einsatz eines Kassensystems sinnvoll. Alle getätigten Umsätze werden im Kassensystem eingebucht und gespeichert. Dabei können zum Beispiel in der Gastronomie Rezepturen für die einzelnen Menus oder auch für Mixgetränke, wie Cocktails, angelegt werden. Bei jedem verkauften Menu kann später das Warenwirtschaftsprogramm die dazu gehörenden Zutaten vom Lagerbestand abziehen und so eine ständige Inventur ermöglichen. Um den Wareneinsatz bei Getränken besser überwachen zu können, sind die modernen Kassensysteme auch in der Lage, mit Schankanlagen zusammen zu arbeiten. Der Ausschank der Getränke wird erst dann freigegeben, wenn vom Kassensystem die entsprechende Buchung vorliegt. Schankanlagen können alle lose verkauften Getränke, wie Biere, Wein, Säfte, Limonaden und sogar Spirituosen verwalten. Dazu können verschiedene Portionsgrößen dort einprogrammiert werden. Die Übertragung der gespeicherten Umsatz Daten aus dem Kassensystem in einen zentralen PC, auf dem sich das Warenwirtschaftsprogramm befindet kann per Datenfernübertragung entweder über das Telefon, Kabelnetzwerk oder über das Internet erfolgen. Hilfreich dabei ist ein entsprechendes Kommunikationsprogramm, das die Daten für die Weiterverarbeitung in den angeschlossenen Back Office Programmen bereitstellt. Jeder verkaufte Artikel ist mit genauer Bezeichnung erfasst worden, im Einzelhandel zum Beispiel mit Hilfe von Barcode Scannern, und wird bei der Auswertung in der Warenwirtschaft vom Lagerbestand abgezogen. Wenn man einen Mindestlagerbestand angelegt hat, ist das Warenwirtschaftsprogramm sogar in der Lage, Bestellvorschläge zu errechnen. Damit kann der Lagerbestand wesentlich kleiner gehalten werden, was wiederum Geld und Energie sparen kann. Die Auswertung der Umsatzzahlen bei Getränken zeigt genau, wie viele Portionen aus einem Gebinde, zum Beispiel einem Fass Bier erzielt worden sind. Damit kann mit Hilfe vom Kassensystem verhindert werden, dass entweder zuviel ausgeschenkt wird oder dass vom Personal das eine oder andere Bier „abgezweigt“ wird, um dieses entweder zu verschenken oder bar zu kassieren und das Geld dann zu behalten. Wir wollen hier niemandem etwas unterstellen, aber Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Denn letztendlich profitiert auch der Arbeitnehmer davon, wenn sein Unternehmen gute Gewinne erwirtschaften kann. Zeitnahe Auswertungen der Umsätze liefern wichtige Informationen für jeden Unternehmer. Umsatzrenner können identifiziert werden, ebenso wie die Ladenhüter, die sich nicht gut verkaufen, dafür aber Lagerplatz beanspruchen. Bessere Übersicht über umsatzstarke Zeiten kann auch die Personalplanung effizienter machen. Damit können auf der einen Seite Personalkosten eingespart werden und auf der anderen Seite dafür gesorgt werden, dass auf jeden Fall immer ausreichend Personal zur Verfügung steht, damit keine Kunde oder Gast zu lange warten muss.

Eine Geschichte um Kassensysteme, die für jeden Gastronom interessante Einblicke bietet. In den glorreichen 70er Jahren des letzten Jahrhunderts wagte ein junges Paar den Schritt in die Selbständigkeit. Die Abfindung, die der Mann nach etlichen Jahren treuer Dienste am Vaterland erhielt, wurde in einen kleinen, schummerigen Imbiss in Gelsenkirchen investiert. Fortan wurde Tag für Tag dort verbracht und trotz langer Anfahrt aus Borken, waren schon kleine Gewinne möglich. Der kleine Laden hatte auch eine Kasse, die aber mit einem heutigen Kassensystem nicht zu vergleichen war. Ein Zahlenfeld zum addieren der Beträge und Geldschublade. Das reichte bei dem überschaubaren Angebot mit selbst gemachten Frikadellen, Schaschlik und natürlich Currywurst mit Pommes, manchmal auch Koteletts. Bald ergab sich eine Gelegenheit und der zweite Laden kam dazu, diesmal in Ahaus. Das Paar teilte sich die Arbeit, war jeden Tag fast rund um die Uhr im Einsatz und der Erfolg stellte sich langsam ein. Nach einigen Jahren hatte das Paar das Geschäft in Gelsenkirchen verkauft und dafür mehrere Imbissbetriebe, alle mit Kassensystem, in Stadtlohn und Ahaus aufgebaut, die alle sehr gute Gewinne abwarfen. Immer noch war die Speisenkarte eher überschaubar, die Kassensysteme waren aber schon moderner, mit vorprogrammierten Tasten, so dass nur noch pro Speise oder Getränk die passende Taste gedrückt werden musste. Da das Arbeitsaufkommen jetzt nur noch mit Personal zu bewältigen war, leisteten die Kassensysteme Hilfe dabei, diese leichter einarbeiten zu können. Preislisten auswendig lernen entfiel. Sehr viel Zeit benötigte aber das tägliche oder auch nächtliche Abfahren der Filialen, um die Kassensysteme auszulesen und wieder auf Null zu stellen und auch die Einnahmen abzuholen und Ware zu bringen. Dann wurden die Zeiten schwieriger, immer mehr Imbissbetriebe wurden eröffnet, die ersten Pizzerien kamen dazu, später dann auch Dönerbuden und vieles mehr. Der findige Unternehmer sagte sich, ein Umbau unseres Stammgeschäftes ist sowieso fällig, also erweitern wir auch gleichzeitig unser Warenangebot. Gesagt, getan. Der Imbiss wurde aufwändig hell und freundlich renoviert und ausgebaut. Hinzu kam ein professioneller Pizzaofen, ein extra aus Mailand importierter Pizzabäcker lieferte die notwendigen Rezepte und das Knowhow und schon gab es nach der Neueröffnung eine riesige, neue Speisenkarte mit Pizza, Nudelgerichten, Nackensteaks und sogar Fisch. Dazu kamen neue, moderne Kassensysteme, die die Vielfalt der Speisenkarte bewältigen konnten. Die Gäste waren begeistert und nahmen die neuen, zusätzlichen Angebote gerne an. Ein modernes Kühl- und Gefrierhaus mit zwei Kältezonen sorgte für fachgerechte Aufbewahrung der frischen Salate und Fleischwaren, ein großzügiges Lager war stets gut befüllt mit allen Lebensmitteln, die für die neue Speisenkarte im Laufe des Tages gebraucht wurden. Die Umsätze waren sehr gut, aber irgendwie blieb einfach kein Gewinn übrig. Der Sohn des Imbissbetreibers hatte zu der Zeit schon einige Zeit Unterricht in Informatik auf der Schule. Sein Vater bat ihn, sich doch mal etwas einfallen zu lassen, wie man die Lagerhaltung, den Wareneinsatz und die gemachten Umsätze aus den Artikelverkäufen in Statistiken erfassen kann. Die Grundlage für diese Auswertungen sollten die Daten aus dem Kassensystem liefern, sowie eine tägliche Inventur des Lagers zum Vergleich. Zusammen mit seinem Schulfreund entwickelte der Sohn erst ein Warenwirtschaftsprogramm. Dann wurde klar, dass es doch besser sei, eine Schnittstelle zu schaffen, mit der die Daten aus dem Kassensystem direkt per Modem ausgelesen werden können, gleich von zu hause aus. Das ganze musste dann auch noch leicht verständlich sein, denn der Vater hatte vorher mit Computern nichts zu tun gehabt. Die Auswertung der Daten aus dem Kassensystem lieferten interessante Ergebnisse, Gyros vom Spieß zum Beispiel wurde nur zu bestimmten Zeiten am Tage verkauft. Durch das ständige Erhitzen ergab sich aber ein so großer Bratverlust, dass sich der Verkauf nicht lohnte. Es wurde also auf vorportioniertes Pfannengyros umgestellt, das guten Gewinn abwarf. Zusätzlich fiel auf, dass von Teilen des Personals das Lager und Kühlhaus als persönlicher kleiner Supermarkt genutzt wurde. Das konnte eingestellt werden und siehe da, der vormals so schlechte Rohaufschlag verbesserte sich dramatisch nach oben. Moderne Kassensysteme in allen Filialen, verbunden mit der Warenwirtschaft zuhause gaben optimalen Überblick, Zeit wurde gespart und die Ergebnisse waren wieder zufrieden stellend. Nebeneffekt: Sohn und Freund gründeten aus dieser Jugendidee eine bis heute florierende und jetzt marktführende Firma, die Kassensysteme und dazu passende Kommunikations-Software herstellt.

In den meisten Bars gibt es bestimmte Themen nach denen diese eingerichtet sind. Dadurch werden die unterschiedlichsten Gäste angelockt. Abends und vor allen Dingen am Wochenende sind in Bars recht viele Gäste anzutreffen, da kommen die Bedienungen mit Papier und Stift nicht weit, wenn die Bestellungen zu viel werden. Daher empfiehlt es sich moderne Kassensysteme zu verwenden. Hier gibt es dann für Kellner spezielle tragbare mobile Kassensysteme, die handlich und leicht, einfach am Körper getragen werden können. So muss die Bedienung nicht nach jeder Bestellung zur Bartheke laufen, um die Bestellung aufzugeben, sondern kann über das Kassensystem die Bestellungen an das Thekenpersonal senden, die die Bestellungen dann vorbereiten. Sobald die Getränke oder auch Speisen fertig sind, kann über ein Kellnerrufsystem ein freier Mitarbeiter gerufen werden, der dann die Bestellung zum Tisch bringen kann. Damit die Getränke auch an den richtigen Tisch gelangen, gibt es ein integriertes Programm mit dem im Kassensystem Tisch- und Raumpläne erstellt werden können. Hier wird dann angezeigt an welchen Tisch die jeweilige Bestellung gehört und der Kellner muss nicht erst den richtigen Tisch suchen. Damit auch an der Theke alles reibungslos abläuft, gibt es Getränkeautomaten, die mit dem Kassensystem verbunden werden können. Das Kassensystem gibt das Getränk dann erst frei, wenn es in die Kasse eingebucht wurde und dann auch nur die gebuchte Menge. Durch dieses System kann in Betrieben, wo viele Getränke ausgeschenkt werden erheblich mehr Umsatz erzielt werden, da keine “Freibiere” an Freunde mehr verteilt werden können. Denn wer kennt es nicht, dass das Thekenpersonal oft Freunde und Bekannte an der Theke sitzen hat, die dann zwar ordentlich trinken, aber die Getränke kommen nie im Kassensystem an. Der Geschäftsführer hat keine Chance nachzuvollziehen, wo seine Ware hingegangen ist und muss öfter nachbestellen. Durch ein an das Kassensystem angeschlossenes Warenwirtschaftssystem kann der Betreiber jederzeit sehen, wie viel Ware schon rausgegangen ist. Auch der Umsatz kann einfach und schnell übersichtlich eingesehen werden und dementsprechend können Personalpläne erstellt werden. Dies kann anhand der stündlichen Umsatzzahlen im Kassensystem festgemacht werden, da der Inhaber so sehen kann zu welchen Zeiten das größte Gastaufkommen ist. Das ist wichtig für den Gastservice, denn nur wenn genug Personal zu den Hauptzeiten da ist, können sich die Mitarbeiter ausreichend um die Gäste kümmern und diese bedienen.

Das Hotel Tölzer Hof liegt am Rand des schönen Bad Tölz. Man hat sich hier auf die Betreuung von geschäftlichen Tagungen und Seminaren spezialisiert. Der Tagungsservice bietet neben hellen und freundlichen Tagungsräumen auch die für die Präsentationen erforderliche Technik. Es gibt 4 voll ausgestattete große Tagungsräume mit Tageslicht und WLAN. Im Rahmen der Tagungen werden auch individuelle Pausen Bausteine angeboten. Hier können sich die Gäste zwischen vegetarischen oder typisch bayrischen Mahlzeiten entscheiden. Darüber hinaus werden Lunch- und Frühstücksbuffet, ein 3-Gang-Mittagessen und ein Abendessen angeboten. Sollte es Teilnehmer geben, die weit angereist sind und nicht mehr am gleichen Tag zurückfahren möchten, können sie in dem Hotel in einem der 83 Einzel- und Doppelzimmer übernachten. Die Zimmer sind luxuriös ausgestattet. Mit Minibar, WLAN, Balkon und Sitzgruppe, sowie Kabel Fernsehen werden alle Bedürfnisse bedient. Um den richtigen Rahmen für die Tagungen zu bieten werden zahlreiche Aktivitäten angeboten, wie Fackelwanderungen, Wanderungen durch Berg und Tal, Hüttenabende oder Biergärten. So können die Gäste nach einer erfolgreichen Tagung entspannen und den tag zu einem richtigen Erlebnis machen. Ein Wellness Bereich mit Saunalandschaft, professionellen Fitnessgeräten und diversen sportlichen Aktivitäten bietet auch angenehme Möglichkeiten zum Entspannen. Bei so vielen verschiedenen Posten muss das Personal den Überblick behalten, welcher Gast welches Angebot genutzt hat. Dabei hilft ein Kassensystem, welches mit verschiedenen Kategorien in die einzelnen Bereiche eingeteilt werden kann. Das Kassensystem kann die einzelnen Kassen Umsätze dann zusammenfassen und dem Inhaber so eine genaue Übersicht bieten. Ein weiterer Vorteil hierbei ist, dass die einzelnen Rechnungen auf eine Zimmer- oder Teilnehmernummer gebucht werden können und dann zusammen beim Auschecken bezahlt werden können. Dazu werden allerdings Kassensysteme in allen einzelnen Bereichen benötigt, damit immer sofort gebucht werden kann. Hier sind mobile Kassensysteme für das Servicepersonal eine sinnvolle Lösung, da diese klein und handlich sind. Die Kassensysteme können überall verwendet werden und nehmen keinen Platz in Anspruch und sind immer erreichbar. So können im Restaurant Bereich auch die Bestellungen schneller an die Kassensysteme in der Küche gesendet werden und auch schneller bearbeitet werden. Das spart erheblich Zeit, da die Bedienungen nur noch zur Küche gehen brauchen, wenn eine Bestellung fertig ist und an den Tisch gebracht werden soll. In jedem Fall ist also ein Kassensystem eine große Entlastung im Hotelalltag.

Speziell in der Gastronomie genutzte Kassensysteme werden immer kleiner und dabei immer leistungsfähiger. Die verschiedensten Funktionen sind überschaubar, schnell zu erklären und anwenderfreundlich. Und ungeachtet dessen, dass Kassensysteme immer kleiner werden, bieten sie wesentlich mehr Anwendungsmöglichkeiten als man meinen möchte. Gerade in der Gastronomie ist es sinnvoll, Kassensysteme mit mobilen Kassen zu ergänzen. Mobile Kassen sind insbesondere dann eine erhebliche Unterstützung, wenn der Betrieb große Gasträume zu versorgen hat oder im Out-Door-Bereich Service anbietet. Bei der Anschaffung moderner Kassensysteme und mobiler Kassen achten Gastwirte nicht nur auf die Anschaffungskosten, die durchaus keine Kleinigkeit bedeuten müssen. Es wird auch auf den längerfristigen Nutzen geachtet, den innovative Kassensysteme mit sich bringen. Mobile Kassen ermöglichen es, für die Servicekräfte viele Wege zu Küche und Schankanlage zu vermeiden. Denn mit einer Funkübertragung werden die Bestellungen direkt dort ausgedruckt und die Zubereitung kann sofort beginnen. Insbesondere bei Gastronomiebetrieb im Außenbereich ist dies eine erhebliche Arbeitserleichterung. Und da durch die nicht zurückzulegenden Wege natürlich die Zeit für die Erfassung weiterer Bestellungen genutzt werden kann, bieten mobile Kassen natürlich auch eine auffallende Umsatzsteigerung. Selbst Saisonbetriebe wie Strandcafés oder Restaurants in Badeorten mit Haupt- und Nebensaison nutzen mobile Kassen, die in moderne Kassensysteme eingebunden sind. Eine Saison regiert vielfältig in gesellschaftliche-kommerziellen Bereichen, besonders aber eben in Gastronomie und Hotelwesen. Und gerade deshalb sind auch hier moderne Kassensysteme, denen mobile Kassen angegliedert sind, im Hauptgeschäft eine enorme Unterstützung bei der Umsatzsteigerung. Über die leistungsstarke Kassensoftware moderner Kassensysteme lässt sich jederzeit durch die Umsatzdaten statistisch nachweisen, inwiefern mobile Kassen zur Steigerung des Outputs beigetragen haben. Auch Warenwirtschaftssysteme können über Kassensysteme arbeiten und Geschäftsbewegungen über den Umsatz sogar in stündlichen Abständen und natürlich auch über die Buchungen pro Kellner verarbeiten. Auch Warenkontrollen, von der Bestellung bis zur Lieferung, werden transparent und leisten ihren Beitrag zu einem effizienten Management. Kassensysteme bieten einen Verwaltungs-Tool, der mit individueller Kassensoftware die Wirtschaftlichkeit eines Gastronomiebetriebes beträchtlich unterstützen kann. Kassensysteme bieten auch die Option, die Arbeitszeiterfassung und die Dienstplanung der Mitarbeiter zu verwalten. Auch können mit einer guten Kassensoftware über leistungsfähige Kassensysteme Inventurverluste feststellbar gemacht werden. Mit Hilfe modernster Kassen kann also auf facettenreiche Art und Weise dazu beigetragen werden, dass ein Gastronomiebetrieb ein betriebswirtschaftlich angestrebtes Gewinnoptimum erreicht und halten kann. Daher sind Kassensysteme ein unverzichtbarer Bestandteil jeder guten Gastronomieausstattung, und nicht einfach nur eine schlichte Rechenhilfe beim kassieren. Vor, während und nach den Geschäftszeiten sind Kassensysteme einsatzbereit, weshalb der Tresen eigentlich nur noch ein weiterer Standort für eine Kasse und die mobile Kassenlösung als Ladestation für Akkus mobiler Kassen. Kassensysteme sind aus der Gastronomie im Prinzip nicht mehr wegzudenken, weil sie eben so viel Beitrag zu Arbeitsoptimierung und Umsatzsicherung leisten.