helloTESS! als Gastro-Kassensystem? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit helloTESS!

Wir haben die TESSERO GmbH über ihr Gastro-Kassensystem helloTESS! ausgefragt.

Die Antworten der TESSERO GmbH sind in rot markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihr Kassensystem für die Gastronomie in 3 Sätzen.

helloTESS! gehört zu den führenden cloudbasierten Kassensystemen in Deutschland. Es bietet maximale Flexibilität, lässt sich intuitiv bedienen und ist perfekt auf die Anforderungen der Gastronomie zugeschnitten. Durch die offene Systemarchitektur lässt helloTESS! sich flexibel integrieren, mit Partnerlösungen vernetzen und bietet ortsunabhängigen Zugriff auf alle Daten in Echtzeit.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Die cloudbasierte Systemarchitektur von helloTESS! ist darauf ausgelegt, sich reibungslos mit (bestehenden) Drittanbietersystemen zu verbinden – beispielsweise mit PMS-, Warenwirtschafts- oder Bezahlsysteme. So fügt sich unser Kassensystem nahtlos in bestehende Infrastrukturen ein – ganz ohne Insellösung.

Und das Beste: Unsere Kasse kommt bereits fertig eingerichtet beim Kunden an. Es ist kein aufwändiger IT-Aufbau und keine komplizierte Konfiguration notwendig. Anschließen, einschalten und loslegen. Im Unterschied zu vielen anderen Lösungen entfällt das mühsame Einarbeiten in Handbücher oder das Warten auf einen Techniker vor Ort. Bei größeren Projekten oder wenn es gewünscht ist, begleiten unsere Projektleiter die Einführung selbstverständlich auch persönlich vor Ort und unterstützen bei Installation, Einrichtung und Schulung.

Sollte es doch einmal Fragen geben, ist unser persönlicher Support an sieben Tagen die Woche für unsere Kunden da – ohne anonyme Callcenter-Schleifen. Unsere Support-Mitarbeitenden kennen die Betriebe beim Namen – und umgekehrt. Genau das hebt helloTESS! spürbar von vielen anderen ab.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Unser System richtet sich klar an Betriebe, die Wert auf eine professionelle, passgenaue Lösung legen. Deshalb gibt es keine klassische Demo zum schnellen Download. Stattdessen setzen wir auf eine persönliche Vorstellung und Beratung, bei der wir gezielt auf die individuellen Anforderungen eingehen. Für Anwender, die sich vorab gerne völlig eigenständig und ohne Kontakt einen Eindruck verschaffen möchten, kann das ungewohnt sein.

Auch der Start mit unserem Kassensystem erfolgt bewusst begleitet. Die Einrichtung wird durch einen festen Projektleiter unterstützt, um sicherzustellen, dass Prozesse, Abläufe und Schnittstellen optimal abgebildet werden. Wer ein reines Selbstbedienungs- oder „Plug-and-Play“-System sucht, wird bei uns weniger fündig – erhält dafür aber eine Lösung, die von Anfang an sauber auf den eigenen Betrieb abgestimmt ist.

Themenfeld 1: Technik

4. Welches Hardware-Konzept liegt Ihrem System zugrunde?
   • Welche physischen Geräte (stationäre und mobile) sind Teil Ihres Kassensystems (z.B. Touchscreen-Displays, Bondrucker, Barcode-Scanner, Chips, Fingerabdruck-Scanner oder Kellnerschlösser zur schnellen Anmeldung)
     • • iPad, Kassenständer, Drucker. Optional: Mobiles Kellnergerät (Smartphone), EC-Gerät, Kassenschublade, Router, Kundendisplay, Küchenmonitor, Abholscreen, Kundenrufsysteme, Kellnerschlösser.
   • Inwiefern kann Ihre Kassensoftware auch mit anderer/fremder Hardware laufen? (zum einen mit Standard-Geräten wie PCs, Tablets & Smartphones, zum anderen mit Spezial-Kassenhardware von anderen Anbietern?)
     • • Grundsätzlich ist es möglich, bereits vorhandene Hardware wie etwa ein iPad oder einen Drucker weiterzuverwenden. Wir empfehlen jedoch, die Geräte direkt über uns zu beziehen, da wir bei Fremdhardware keinen reibungslosen Betrieb und umfassenden Support in jedem Fall garantieren können.

5. Handelt es sich bei der Software um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Es handelt sich um eine Applikation für IOS Geräte, welche auf dem jeweiligen Gerät installiert wird. Auf das BackOffice der Kasse kann über einen Browser mit jedem internetfähigem Gerät zugegriffen werden.

6. Welche mobilen Nutzungsmöglichkeiten bietet Ihr System? (Smartphone, Tablet)? Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Wir bieten über eine gesonderte Applikation auch eine mobile Version unserer Kasse an, die auf einem Android oder IOS basiertem Smartphone installiert werden kann.

7. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Selbstverständlich können in einem Betrieb mehrere Kassen (stationär oder mobil) gleichzeitig im Einsatz sein. Unser Kassensystem ist beliebig skalierbar. Auch die Arbeit im Backoffice ist ohne Nutzerbegrenzung und auch gleichzeitig möglich.

8. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Ein Internetanschluss ist Voraussetzung für den Betrieb von helloTESS!. Auch bei der Nutzung von iPads oder Smartphones – z. B. für das mobile Kassieren – sollte die Technik nicht zu alt sein. Es muss gewährleistet werden können, dass das aktuelle Betriebssystem auf den Geräten installiert werden kann, da diverse Sicherheitsstandards eingehalten werden müssen, welche ausschließlich mit aktuellen Updates gewährleistet werden können.

9. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Sollte das Internet einmal kurzfristig ausfallen, kann weiterhin problemlos kassiert und boniert werden. Sobald die Kasse wieder online ist, synchronisiert sie sich wieder. Selbstverständlich gibt es aber auch diverse Funktionen die eine zwingende Onlinefunktion voraussetzen. Wenn ein Kunde beispielsweise über Onlineguthaben verfügt, wo sich das Guthaben ausschließlich im Backoffice befindet, bedarf es einer Onlineverbindung.

Wir bieten unseren Kunden hierzu aber diverse Netzwerklösungen mit BackupFunktionen an, wo bei lokalen Internetausfall eine LTE-Funktionalität aktiviert wird.

10. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Da wir regelmäßig neue Features einführen und uns Kasse ständig verbessern, erfolgen auch regelmäßige automatische (kostenfreie) Updates, für die der Kunde aber nichts machen muss. Im Schnitt erhält die App 1-2 Updates im Monat. Die Updates werden bei vereinbarter Moderation über uns (das iPad wird über ein MDM gesteuert) bzw. über Nacht mit den aktuellen Versionen versorgt, oder aber der Kunde erhält sein Update über den Apple App Store. Das Update erfolgt ausschließlich außerhalb der Betriebszeit. Erst wenn die App geschlossen wird, wird das neue Update automatisch eingespielt. Dieser Vorgang dauert wenige Sekunden.

11. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Da helloTESS! ein cloudbasiertes Kassensystem ist, werden alle für den Gastronomen relevanten Kassendaten datenschutzkonform gespeichert und sind für den Kunden jederzeit problemlos zugänglich.

12. Wie wird Rechtssicherheit gewährleistet (z.B. TSE-Zertifizierung, DSGVO, GoBD)?

helloTESS! ist DSGVO- und GoBD-konform, TSE-zertifiziert und hostet alle Server ausschließlich in Deutschland – für höchste Sicherheit und Datenschutz nach deutschen Standards.

13. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

helloTESS! besitzt eine offene, standardbasierte und dokumentierte Schnittstelle. Vernetzung ist damit Teil unserer Software Architektur. Geräte wie Kartenleser, Aufwerter, Selforder-Terminals und Menü-Scanner, oder Softwareprodukte, wie Auslobungstools, Personaltools, Bestell-, Warenwirtschaftsprogramme und viele mehr, lassen sich problemlos anbinden. Hier haben wir eine Vielzahl bereits integrierter Schnittstellen zu diversen Anbietern.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Gastronomie-Alltag

14. Inwiefern unterstützt Ihr Kassensystem bei der Aufnahme von Bestellungen?
    • Wie läuft die Bestellaufnahme (z. B. am Tisch, über mobile Geräte, via App)?
      • • Die Bestellaufnahme kann über unsere Kellnergeräte (Mobile Kasse) direkt am Platz erfolgen.
    • Können Sonderwünsche oder Menü-Optionen flexibel eingetragen werden?
      • • Ja, zum Beispiel können der Küche über ein Notizfeld in der Kasse spezielle Infos/ Wünsche zu jeder Bestellung mitgeteilt werden. Öfter auftretende Sonderwünsche können über Bestellabläufe abgefragt werden.
    • Digitale Speisekarten, QR-Menüs (inkl. Self-Ordering?)?
      • • Ja
    • Anbindung an Online-Lieferdienste?
      • • Nein
    • Sonstiges zum Thema Bestellungsaufnahme?
      • • Über unsere Self-Order Terminals, die wir ebenfalls anbieten, kann der Gast natürlich auch selbst eine Bestellung auslösen.

15. Inwiefern unterstützt das Kassensystem bei der Abrechnung & Zahlungsabwicklung?
    • Automatische Erstellung von Rechnungen/Quittungen/Bewirtungsbelegen?
      • • Ja
    • Rechnungs-Split, Trinkgeld-Funktionen, Berücksichtigung von Rabattaktionen (Coupons, Gutscheine, Happy Hour etc.)?
      • • Ja
    • Welche Zahlungsmethoden werden unterstützt (Bar, Karte, QR-Code, mobile Payment)?
      • • Alle (außer Amex, JCP, Diners)
    • Self-Payment für Kunden möglich (ohne Kellner)?
      • • Ja

16. Inwiefern unterstützt das Kassensystem bei der Tischverwaltung?
    • Tischübersicht / (Grafische) Raum- und Tischpläne?
      • • Ja
    • Reservierungen?
      • • Ja, über angebundene Partner.
    • Statusanzeige?
      • • Ja
    • Tischübergabe und Tischwechsel?
      • • Ja
    • Weiteres zum Thema Tischverwaltung?
      • • Tische sind intuitiv, individuell und in Parteien unterteilbar.

17. Inwiefern unterstützt das Kassensystem beim Warenwirtschafts- & Bestandsmanagement?
    • Automatische Bestandsführung?
    • Meldung bei Mindestbeständen?
    • Einkaufsplanung?
    • Integration mit Lieferanten & Großhändlern für automatische Nachbestellungen?
    • Erstellung von Inventuren?
    • Weiteres zum Warenwirtschafts- & Bestandsmanagement?

 Bieten wir über einen unserer angebundenen Partner an, was alle oberen Punkte ebenfalls beinhalte.

18. Inwiefern unterstützt das System beim Mitarbeiter-Management?
    • Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten (z. B. digitale Zeiterfassung, Schichtplanung)?
      • • Nein
    • Mitarbeiterrollen und Berechtigungen (z. B. unterschiedliche Zugriffsrechte für Service, Küche, Management)?
      • • Direkt integriert in unserem System.
    • Abbildung von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten?
      • • Über angebundene Partner.
    • Vorbereitung der Lohnabrechnung bzw. Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?
      • • Anbindung an diverse Systeme wie SAP oder DatevExporte für das Steuerbüro, sind integriert.

19. Inwiefern unterstützt das Kassensystem bei weiteren Gastronomie-spezifischen Funktionen?
    • Interne Kommunikation (Service, Kasse & Küche)?
      • • Bestellungen werden direkt über das mobile Kellnergerät aufgenommen und automatisch an die Küche übermittelt – zum Beispiel zur Anzeige auf einem Küchenmonitor.
    • Online-Reservierungen?
      • • Über unseren angebundenen Partner möglich.
    • Anbindung an Lieferdienste?
      • • Nein
    • Unterstützung bei Events & Catering (Planung, Bankettverwaltung, Sonderaufträge)?
      • • Wir bieten auch für temporäre Events und Cateringveranstaltungen an. Zudem bieten wir ein integriertes System zur Order von Essen für internen Veranstaltungen an. Über eine Onlineplattform können autorisierte Benutzer Bestellungen zu gewünschten Zeiten in definierte Räume vornehmen.
    • Mehrstandort-/Franchise Unterstützung?
      • • Ja. Unser cloudbasiertes Kassensystem macht die Verwaltung beliebig vieler Betriebe einfach und unkompliziert. So sind unterschiedliche Preise auf Artikelebene pro Betrieb ebenso kein Problem wie betriebsspezifische Reportings.
    • Marketing- & Gutschein-Funktionen (Kundenkarten, Bonuspunkte, etc.)?
      • • Ja
    • … weitere Gastro-spezifische Funktionen?
      • • Gangsteuerung, Allergenkennzeichnung, Anzeige von Tages- Wochenkarte, Hinterlegung von Artikelinformationen z.B. Rezepte, Produktbeschreibung, To-Go Button.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Controlling & Reporting? (Verfügbarkeit von Kennzahlen wie z. B. Umsatz pro Mitarbeiter sowie Kategorie, Top- oder Flop-Produkte, Ergebnisse, Umsätze/Tag, Umsätze Lokal vs. Mitnahme etc.)
      • • Detaillierte Reportings (alles genannte und noch mehr) jederzeit von überallher abrufbar.
    • Aufbereitung der Geschäftszahlen für Steuerberater und Finanzamt?
      • • Ja
    • Schnittstellen zu Buchhaltungssoftwares?
      • • Ja, DATEV.
    • Weiteres zu unternehmerischen Funktionen?
      • • Kassenbuch.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

21. Wie sind die Preise & Konditionen des Kassensystems (Hardware + Software)? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
      • • Die Leistungen werden individuell nach gewünschtem Funktionsumfang zusammengestellt.
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
      • • Die Abrechnung kann sowohl monatlich als auch jährlich erfolgen.
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
      • • Nein. Es entstehen keine zusätzlichen Kosten, unabhängig von der Anzahl der Nutzer.
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?
      • • 6 Monate Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist von einem Monat zum Ende des Vertragszeitraums.

22. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

• Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
  • • Telefon, E-Mail, Fernwartung
• Inhouse oder externer Support?
  • • Inhouse
• Wartezeiten?
  • • Keine
• „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?
  • • Ja, ausführliches online Hilfe-Center mit vielen Artikeln und Videos.

23. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
      • • Nein, aber es gibt eine Online Live-Demo mit und durch den Vertriebsmitarbeiter.
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares/Kassensystemen?
      • • Ja
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?
      • • Der Kunde wird beispielsweise bei der Übertragung bestehender Daten unterstützt und das System wird, wie in Punkt 3 bereits angesprochen, komplett einsatzbereit übergeben.

24. Wie aktiv wird Ihr Kassensystem weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
      • • Ja, in regelmäßigen Abständen. Der Kunde wird auch über Neuerungen informiert.
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?
      • • Wir stehen regelmäßig mit unseren Kunden in Kontakt, machen Kundenumfragen und entwickeln auch zusammen mit unseren Kunden spezielle und individuelle Lösungen.

 Abschluss-Fragen:

25. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Ihre Kunden Ihr Kassensystem? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Was unsere Kund:innen immer wieder besonders schätzen, ist unser persönlicher, gut erreichbarer Support und die schnelle Reaktionszeit bei Fragen oder Problemen. Ebenso überzeugt die intuitive Bedienung unserer Kasse, die sich flexibel an die individuellen Anforderungen unterschiedlichster Betriebe anpassen lässt.

Unsere Kund:innen wünschen sich vor allem, dass ihre individuellen Anforderungen und Ideen bei der Weiterentwicklung des Systems berücksichtigt werden – und genau das tun wir auch. Wir stehen in engem Austausch mit unseren Nutzer:innen, greifen Verbesserungsvorschläge regelmäßig auf und setzen viele davon direkt um. Dieser partnerschaftliche Ansatz wird besonders geschätzt und trägt dazu bei, dass helloTESS! laufend praxisnah weiterentwickelt wird.

26. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihres Kassensystems am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Als cloudbasiertes Kassensystem mit über 13 Jahren Erfahrung, mehr als 1.500 Kunden und über 8.000 installierten Systemen zählen wir heute zu den etablierten Anbietern am Markt.

27. Schlussplädoyer: Für welche Gastronomie-Betriebe (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihr Kassensystem besonders gut – und für welche eher weniger?

helloTESS! ist die smarte, cloudbasierte Kassenlösung für Betriebsgastronomie, Restaurants, Systemgastronomie, Hotels und Clubs – und überzeugt überall dort, wo digitale Prozesse zählen und reibungslose Abläufe gefragt sind. helloTESS! ist speziell für die Anforderungen der Gastronomie und Hotellerie entwickelt – den klassischen Einzelhandel decken wir daher nicht ab.