Gastronovi als Gastro-Kassensystem? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit Gastronovi

Wir haben die Gastronovi GmbH über ihr Gastro-Kassensystem Gastronovi ausgefragt.

Die Antworten der Gastronovi GmbH sind in rot markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihr Kassensystem für die Gastronomie in 3 Sätzen.

Gastronovi ist weit mehr als ein Kassensystem, wir bieten eine All-in-One-Plattform, die alle zentralen Prozesse eines Gastronomiebetriebs digital miteinander verbindet. Von der Kasse über Warenwirtschaft, Reservierung und Personalmanagement bis hin zu Marketing und Payment greifen alle Module nahtlos ineinander. So schaffen wir transparente Abläufe, sparen Zeit und geben Gastronominnen und Gastronomen mehr Freiraum für das Wesentliche: ihre Gäste.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Unser größter Vorteil ist der ganzheitliche Ansatz. Während viele Betriebe verschiedene Einzellösungen für Kasse, Warenwirtschaft, Reservierung oder Marketing einsetzen, vereint Gastronovi alle Bereiche in einer gemeinsamen Plattform mit einer zentralen Datenbasis. Das vermeidet doppelte Datenpflege, reduziert Fehlerquellen und sorgt für effizientere Prozesse.

Darüber hinaus entwickeln wir unsere Software seit vielen Jahren gemeinsam mit der Gastronomie weiter. Neue Funktionen orientieren sich an den Anforderungen unserer Kundinnen und Kunden sowie an gesetzlichen Vorgaben und aktuellen Branchentrends.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Unser Anspruch ist es, möglichst viele betriebliche Prozesse abzudecken. Dadurch bietet Gastronovi einen sehr großen Funktionsumfang, der gerade zu Beginn etwas Einarbeitungszeit erfordert. Für Betriebe, die ausschließlich eine einfache Registrierkasse suchen und keine weiteren digitalen Prozesse abbilden möchten, könnte unsere Lösung mehr Möglichkeiten bieten, als tatsächlich benötigt werden.

Themenfeld 1: Technik

4. Welches Hardware-Konzept liegt Ihrem System zugrunde?
   • Welche physischen Geräte (stationäre und mobile) sind Teil Ihres Kassensystems (z.B. Touchscreen-Displays, Bondrucker, Barcode-Scanner, Chips, Fingerabdruck-Scanner oder Kellnerschlösser zur schnellen Anmeldung)
   • Inwiefern kann Ihre Kassensoftware auch mit anderer/fremder Hardware laufen? (zum einen mit Standard-Geräten wie PCs, Tablets & Smartphones, zum anderen mit Spezial-Kassenhardware von anderen Anbietern?)

Egal auf welchem Gerät: Mit Gastronovi kann dank unserer Cloud-Lösung flexibel und unabhängig gearbeitet werden. Wir unterstützen bei der Einrichtung eines stabilen Netzwerks für reibungslose Abläufe. Zudem bieten wir moderne Hardware – getestet, vorkonfiguriert und sofort startklar, damit der Betrieb läuft. Allerdings muss die Hardware nicht über Gastronovi bezogen werden, da unsere cloudbasierte Software auf nahezu allen internetfähigen Endgeräten genutzt werden kann. Die Hardware muss lediglich unsere Mindestanforderungen erfüllen. Unsere Kassensoftware kann sowohl auf stationären Kassensystemen als auch auf mobilen Endgeräten im Service eingesetzt werden.

Zum Einsatz kommen unter anderem:

• • • stationäre Kassenterminals
    • Touchscreen-Displays
    • mobile Bestellgeräte
    • Tablets
    • Bondrucker
    • Küchendrucker
    • Küchenmonitore (Kitchen Display System)
    • Kundendisplays
    • EC- und Kartenzahlungsterminals
    • …

5. Handelt es sich bei der Software um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Gastronovi basiert auf einer cloudbasierten Softwarearchitektur. Die zentrale Verwaltung erfolgt über den Browser und ermöglicht den Zugriff auf Stammdaten, Auswertungen und Einstellungen unabhängig vom Standort.

6. Welche mobilen Nutzungsmöglichkeiten bietet Ihr System? (Smartphone, Tablet)? Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Mobilität spielt im Gastronomiealltag eine wichtige Rolle. Deshalb unterstützt Gastronovi die Nutzung auf Tablets und mobilen Servicegeräten.

Servicekräfte können beispielsweise:

• • • Bestellungen direkt am Tisch aufnehmen
    • Sonderwünsche erfassen
    • Tische verwalten
    • Rechnungen erstellen
    • Zahlungen direkt am Gast durchführen

Dadurch entfallen Laufwege und Bestellungen gelangen ohne Umwege an Küche oder Bar.

7. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja. Mehrere Mitarbeitende können gleichzeitig auf unterschiedlichen Geräten arbeiten. Bestellungen, Tischstatus und Zahlungen werden in Echtzeit synchronisiert.

Über Rollen- und Berechtigungskonzepte lässt sich genau festlegen, welche Funktionen einzelnen Mitarbeitenden oder Teams zur Verfügung stehen.

8. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Die Verwaltungsoberfläche kann über aktuelle Webbrowser genutzt werden. Für den operativen Kassenbetrieb kommen kompatible Kassenterminals oder mobile Geräte zum Einsatz.

Die konkreten Hardwareanforderungen richten sich nach dem jeweiligen Einsatzbereich und der Größe des Betriebs. Unser Beratungsteam unterstützt bei der Auswahl einer passenden Ausstattung.

9. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ja. Auch bei einer kurzfristigen Unterbrechung der Internetverbindung bleiben zentrale Kassenfunktionen verfügbar.

Verkäufe und wichtige Kassenvorgänge können weiterhin durchgeführt werden. Sobald die Verbindung wieder besteht, werden die Daten automatisch synchronisiert.

10. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Wir entwickeln Gastronovi kontinuierlich weiter und veröffentlichen regelmäßig Updates mit neuen Funktionen, Verbesserungen und gesetzlichen Anpassungen.

Da unsere Software cloudbasiert ist, profitieren Kundinnen und Kunden automatisch von den Neuerungen. Ein aufwendiger manueller Updateprozess entfällt in den meisten Fällen.

11. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Die Daten werden zentral und sicher in der Cloud gespeichert. Regelmäßige Datensicherungen erfolgen automatisch, sodass unsere Kundinnen und Kunden sich nicht selbst um Backups kümmern müssen.

Gerade für Betriebe ohne eigene IT-Abteilung bedeutet das einen hohen Komfort und zusätzliche Sicherheit.

12. Wie wird Rechtssicherheit gewährleistet (z.B. TSE-Zertifizierung, DSGVO, GoBD)?

Die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen ist ein zentraler Bestandteil unserer Software.

Gastronovi unterstützt unter anderem:

• • • TSE-konforme Kassenführung
    • GoBD-konforme Dokumentation
    • DSGVO-konforme Datenverarbeitung

Darüber hinaus passen wir unsere Software kontinuierlich an gesetzliche Änderungen an, damit unsere Kundinnen und Kunden rechtlich auf dem aktuellen Stand bleiben.

13. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Gastronovi verfügt über zahlreiche Schnittstellen zu Partnerlösungen aus unterschiedlichen Bereichen.

Dazu gehören unter anderem:

• • • Buchhaltung
    • Payment
    • Hotelsoftware (PMS)
    • Reservierungssysteme
    • Lieferdienste
    • Lohnbuchhaltung
    • Großhändler und Einkaufspartner
    • Marketing-Tools

Durch diese Integrationen lassen sich viele Prozesse automatisieren und Daten müssen nicht mehrfach gepflegt werden. Das spart Zeit, reduziert Fehler und schafft einen durchgängigen digitalen Workflow.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Gastronomie-Alltag

14. Inwiefern unterstützt Ihr Kassensystem bei der Aufnahme von Bestellungen?
    • Wie läuft die Bestellaufnahme (z. B. am Tisch, über mobile Geräte, via App)?
    • Können Sonderwünsche oder Menü-Optionen flexibel eingetragen werden?
    • Digitale Speisekarten, QR-Menüs (inkl. Self-Ordering?)?
    • Anbindung an Online-Lieferdienste?
    • Sonstiges zum Thema Bestellungsaufnahme?

Gastronovi unterstützt Gastronomiebetriebe bei der kompletten digitalen Bestellaufnahme – vom klassischen Service am Tisch bis hin zu modernen Self-Service-Lösungen. Bestellungen können direkt über das Kassensystem aufgenommen und in Echtzeit an die relevanten Stellen wie Küche oder Bar weitergeleitet werden.

Über mobile Bestellgeräte können Mitarbeitende Bestellungen direkt am Tisch erfassen, wodurch Laufwege reduziert und Fehler bei der manuellen Übertragung vermieden werden. Alternativ stehen digitale Speisekarten und Self-Ordering-Lösungen zur Verfügung, über die Gäste selbstständig bestellen können.

Sonderwünsche, Beilagenänderungen oder individuelle Menüoptionen lassen sich flexibel hinterlegen und direkt an Küche und Service übermitteln. Auch Online-Bestellungen können über Schnittstellen angebundener Liefer- und Bestellplattformen integriert verarbeitet werden.

Weitere Funktionen:

• • • Digitale Speisekarten und QR-Menüs
    • Self-Ordering über digitale Kanäle
    • Küchenmonitor zur optimierten Kommunikation zwischen Service und Küche
    • Integration verschiedener Bestellkanäle in einem System

15. Inwiefern unterstützt das Kassensystem bei der Abrechnung & Zahlungsabwicklung?
    • Automatische Erstellung von Rechnungen/Quittungen/Bewirtungsbelegen?
    • Rechnungs-Split, Trinkgeld-Funktionen, Berücksichtigung von Rabattaktionen (Coupons, Gutscheine, Happy Hour etc.)?
    • Welche Zahlungsmethoden werden unterstützt (Bar, Karte, QR-Code, mobile Payment)?
    • Self-Payment für Kunden möglich (ohne Kellner)?
    • Weiteres zum Thema Abrechnung & Zahlungsabwicklung?

Gastronovi unterstützt eine schnelle und flexible Abrechnung direkt über das Kassensystem. Rechnungen, Quittungen und Bewirtungsbelege können automatisch erstellt und digital bereitgestellt werden.

Gäste können Rechnungen flexibel aufteilen – beispielsweise nach einzelnen Personen oder Artikeln. Auch Trinkgeldfunktionen, Rabattaktionen, Gutscheine und individuelle Preisregeln lassen sich abbilden.

Unterstützte Zahlungsarten umfassen unter anderem:

• • • Barzahlung
    • Kartenzahlung
    • kontaktloses Bezahlen
    • Mobile Payment
    • QR-Code-Zahlungen
    • integrierte Payment-Lösungen über Gastronovi Pay

Mit Self-Payment-Lösungen können Gäste den Bezahlprozess teilweise eigenständig durchführen, beispielsweise über digitale Bestell- und Bezahllösungen.

16. Inwiefern unterstützt das Kassensystem bei der Tischverwaltung?
    • Tischübersicht / (Grafische) Raum- und Tischpläne?
    • Reservierungen?
    • Statusanzeige?
    • Tischübergabe und Tischwechsel?
    • Weiteres zum Thema Tischverwaltung?

Mit Gastronovi können Gastronomiebetriebe ihre Tische digital verwalten und behalten jederzeit den Überblick über den aktuellen Status.

Funktionen:

• • • Grafische Tisch- und Raumpläne
    • Übersicht über belegte und freie Tische
    • Tischwechsel und Tischübergaben
    • Verwaltung von Reservierungen
    • Verknüpfung von Bestellungen mit Tischen und Gästen

Dadurch können Serviceabläufe effizienter gestaltet und Wartezeiten reduziert werden.

17. Inwiefern unterstützt das Kassensystem beim Warenwirtschafts- & Bestandsmanagement?
    • Automatische Bestandsführung?
    • Meldung bei Mindestbeständen?
    • Einkaufsplanung?
    • Integration mit Lieferanten & Großhändlern für automatische Nachbestellungen?
    • Erstellung von Inventuren?
    • Weiteres zum Warenwirtschafts- & Bestandsmanagement?

Gastronovi verbindet Kassensystem, Warenwirtschaft und Kalkulation miteinander. Verkäufe können automatisch mit Warenbeständen verknüpft werden, sodass Gastronomiebetriebe ihre Lagerbestände besser kontrollieren und ihren Einkauf optimieren können.

Funktionen:

• • • Automatische Bestandsführung
    • Verwaltung von Artikeln, Rezepturen und Zutaten
    • Kalkulation von Speisen und Getränken
    • Unterstützung bei Inventuren
    • Einkaufsplanung
    • Lieferanten- und Großhändleranbindungen

Durch die Verbindung von Verkaufsdaten und Warenwirtschaft erhalten Betriebe eine bessere Grundlage für wirtschaftliche Entscheidungen und können beispielsweise Wareneinsätze gezielter analysieren.

18. Inwiefern unterstützt das System beim Mitarbeiter-Management?
    • Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten (z. B. digitale Zeiterfassung, Schichtplanung)?
    • Mitarbeiterrollen und Berechtigungen (z. B. unterschiedliche Zugriffsrechte für Service, Küche, Management)?
    • Abbildung von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten?
    • Vorbereitung der Lohnabrechnung bzw. Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?

Gastronovi bietet Funktionen zur digitalen Verwaltung von Mitarbeitenden und Arbeitsabläufen.

Dazu gehören:

• • • Digitale Zeiterfassung
    • Verwaltung von Mitarbeiterrollen und Berechtigungen
    • Unterschiedliche Zugriffsrechte für Service, Küche und Management
    • Unterstützung bei Schichtplanung und Personalorganisation

Über Schnittstellen können relevante Daten zudem für weitere Prozesse, beispielsweise die Lohnabrechnung, bereitgestellt werden.

19. Inwiefern unterstützt das Kassensystem bei weiteren Gastronomie-spezifischen Funktionen?
    • Interne Kommunikation (Service, Kasse & Küche)?
    • Online-Reservierungen?
    • Anbindung an Lieferdienste?
    • Unterstützung bei Events & Catering (Planung, Bankettverwaltung, Sonderaufträge)?
    • Mehrstandort-/Franchise Unterstützung?
    • Marketing- & Gutschein-Funktionen (Kundenkarten, Bonuspunkte, etc.)?
    • … weitere Gastro-spezifische Funktionen?

Gastronovi ist als ganzheitliche Plattform für gastronomische Betriebe aufgebaut und verbindet zahlreiche Bereiche des Betriebsalltags.

Weitere Funktionen:

• • • Kommunikation zwischen Service, Kasse und Küche über den Küchenmonitor
    • Online-Reservierungen
    • Digitale Gästeservices
    • Integration von Bestellsystemen und Lieferdiensten
    • Unterstützung für Catering- und Eventgeschäft
    • Verwaltung mehrerer Standorte
    • Marketingfunktionen wie Newsletter, Kundenbindung und Gutscheinsysteme
    • Digitale Speisekarten und Online-Präsenzen

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Controlling & Reporting? (Verfügbarkeit von Kennzahlen wie z. B. Umsatz pro Mitarbeiter sowie Kategorie, Top- oder Flop-Produkte, Ergebnisse, Umsätze/Tag, Umsätze Lokal vs. Mitnahme etc.)
    • Aufbereitung der Geschäftszahlen für Steuerberater und Finanzamt?
    • Schnittstellen zu Buchhaltungssoftwares?
    • Weiteres zu unternehmerischen Funktionen?

Gastronovi unterstützt Betreiber dabei, ihre Geschäftsprozesse datenbasiert zu steuern.

Über Reporting- und Controlling-Funktionen erhalten Unternehmen Einblicke in wichtige Kennzahlen wie:

• • • Umsatzentwicklungen
    • Tagesumsätze
    • Produktanalysen
    • Bestseller und weniger rentable Artikel
    • Wareneinsatz und Deckungsbeiträge
    • Mitarbeiterumsätze

Zusätzlich können relevante Geschäftsdaten für Steuerberater und Finanzprozesse bereitgestellt werden. Schnittstellen zu verschiedenen Buchhaltungs- und Finanzlösungen unterstützen eine effiziente Weiterverarbeitung.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

21. Wie sind die Preise & Konditionen des Kassensystems (Hardware + Software)? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Gastronovi arbeitet mit einem modularen Softwaremodell. Betriebe können die Funktionen auswählen, die sie für ihren individuellen Bedarf benötigen – vom Kassensystem über Warenwirtschaft und Küchenorganisation bis hin zu Marketing- und Gästeservices.

Die Kosten hängen von verschiedenen Faktoren ab, beispielsweise:

• • • Anzahl der Arbeitsplätze und Geräte
    • gewählten Modulen
    • Betriebsgröße
    • individuellen Anforderungen

Hardware und Software können flexibel kombiniert werden. Dadurch eignet sich das System sowohl für kleinere Betriebe als auch für größere Gastronomieunternehmen mit mehreren Standorten.

22. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Gastronovi bietet verschiedene Supportmöglichkeiten für Kunden:

• • • Telefonischer Support
    • Unterstützung per E-Mail
    • Digitale Hilfebereiche und Wissensdatenbanken
    • Fernwartung zur schnellen Problemlösung

Der Support erfolgt durch ein eigenes Team mit Gastronomie- und Software-Know-how. Zusätzlich stehen Hilfestellungen zur Selbsthilfe zur Verfügung, beispielsweise durch Dokumentationen, Anleitungen und Schulungsmaterialien.

23. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares/Kassensystemen?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Gastronovi begleitet Unternehmen beim Einstieg und bei der Umstellung auf ein neues Kassensystem.

Dazu gehören:

• • • Beratung zur passenden Systemlösung
    • Unterstützung bei Einrichtung und Konfiguration
    • Schulungen für Mitarbeitende
    • Begleitung beim Wechselprozess

Bestehende Daten können je nach Ausgangssystem über entsprechende Prozesse und Schnittstellen übernommen werden.

24. Wie aktiv wird Ihr Kassensystem weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Gastronovi entwickelt seine Software kontinuierlich weiter. Regelmäßige Updates bringen neue Funktionen, Verbesserungen und Optimierungen für den Arbeitsalltag in der Gastronomie.

Bei der Weiterentwicklung fließt auch das Feedback der Nutzer ein. Kundenrückmeldungen aus dem täglichen Einsatz helfen dabei, bestehende Funktionen weiterzuentwickeln und neue Lösungen praxisnah auszurichten.

Abschluss-Fragen:

25. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Ihre Kunden Ihr Kassensystem? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Unsere Kunden schätzen besonders, dass Gastronovi viele Bereiche des gastronomischen Alltags in einer zentralen Plattform verbindet. Häufig genannt werden die einfache Bedienung, die Übersichtlichkeit sowie die Möglichkeit, Prozesse von Bestellung über Küche bis hin zu Warenwirtschaft und Controlling digital abzubilden.

Viele Betriebe nutzen Gastronovi, um Abläufe effizienter zu gestalten, Fehlerquellen zu reduzieren und mehr Transparenz über ihre wirtschaftlichen Kennzahlen zu erhalten.

26. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihres Kassensystems am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Gastronovi gehört zu den etablierten Anbietern digitaler Lösungen für die Gastronomie im deutschsprachigen Raum. Das Unternehmen unterstützt mehrere tausend Gastronomiebetriebe in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Mit einer modular aufgebauten Cloud-Plattform bietet Gastronovi eine umfassende Lösung für Restaurants, Hotels, Cateringunternehmen und weitere gastronomische Konzepte.

27. Schlussplädoyer: Für welche Gastronomie-Betriebe (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihr Kassensystem besonders gut – und für welche eher weniger?

Gastronovi eignet sich besonders für Gastronomiebetriebe, die ihre Prozesse ganzheitlich digitalisieren möchten – vom einzelnen Restaurant über Systemgastronomie bis hin zu größeren Betrieben mit mehreren Standorten.

Besonders profitieren Unternehmen, die nicht nur eine klassische Kasse suchen, sondern eine vernetzte Lösung für Bestellung, Küche, Warenwirtschaft, Controlling, Marketing und Gästeservices benötigen.

Weniger geeignet ist ein umfangreiches System vor allem für Betriebe, die ausschließlich eine sehr einfache Einzelkassenlösung ohne weitere digitale Prozesse benötigen.